Agence créative, filiale d'un groupe média · mise en œuvre en quatre semaines, puis adoption · Données client anonymisées. Les gains de temps sont les estimations de l'équipe, pas une mesure sur une année.
Situation
Une agence créative détenue par un groupe média, avec une équipe de direction de cinq personnes et un prestataire informatique. L'agence gagne ses contrats en compétition : chaque nouveau client implique une proposition, une présentation et un prix. Le chiffrage prenait deux à trois heures par proposition, construit de mémoire à partir de dix ans de projets passés stockés sur un système de partage de fichiers. Une première version de présentation prenait quatre à huit heures. L'équipe utilisait déjà ChatGPT et Claude, chacun de son côté, sans connaissance partagée, sans gouvernance, et avec un historique de conversations que personne ne retrouvait.
Le CEO voulait un back-office plus rapide. Le responsable marketing voulait garder six mois à deux ans d'avance sur la concurrence, à mesure que l'IA se banalisait. Le directeur de la croissance voulait une visibilité sur tous les projets. Le responsable des opérations IA a posé la seule question qui comptait : l'équipe va-t-elle vraiment s'en servir au quotidien ?
Méthode
Ramper, marcher, courir. Nous avons déployé une plateforme indépendante des LLM, pour que l'agence ne dépende pas d'un seul fournisseur de modèles, et nous l'avons connectée aux trois systèmes qui concentraient le savoir de l'agence : la messagerie d'équipe, l'email et l'agenda, et le stockage de fichiers avec dix ans de propositions.
Quatre agents sur mesure, construits à partir des processus de l'équipe :
- Agent de chiffrage. Entraîné sur les projets passés de l'agence, avec les niveaux de budget, la saisonnalité et le contexte de négociation. Il répond en quelques minutes à la question qui prenait deux à trois heures.
- Agent pitch deck. Il interroge le responsable du compte, se documente sur la marque et sur son actualité, propose une structure, rédige dans le ton de l'agence et livre une présentation à la charte. Soixante-dix à quatre-vingts pour cent d'une première version en vingt à trente minutes.
- Agent de briefing quotidien. Récapitulatif du matin, recherche sur les prospects et notes de fin de journée pour chaque dirigeant, à partir de sa propre boîte mail et de son agenda.
- Agent maître. Il permet à chaque membre de l'équipe de créer son propre agent, pour que la plateforme se développe sans nous.
Calendrier. Semaines un et deux : cadrage technique avec l'équipe informatique, authentification unique (SSO), gouvernance, droits d'accès, et deux courts entretiens métier sur les processus de chiffrage et de présentation. Semaines deux et trois : configuration de la plateforme et développement des agents, sans aucun accès utilisateur tant que les agents n'étaient pas prêts. Semaine quatre : lancement avec les utilisateurs avancés et les administrateurs, deux sessions de formation, puis quinze jours ouvrés de tests et d'itérations.
Résultats
- Chiffrage d'une proposition : de 2 à 3 heures à quelques minutes.
- Première version de présentation : de 4 à 8 heures à 20 à 30 minutes.
- Quinze utilisateurs actifs sur une seule plateforme, avec une connaissance partagée et une gouvernance, à la place des comptes de chat individuels.
- L'équipe construit ses propres agents depuis la passation.
Ces gains sont les estimations de l'équipe sur les premières semaines, pas une mesure sur douze mois. Nous les publions comme tels.
Ce que cela signifie pour une entreprise de services
Partez du processus qui fait rentrer le chiffre d'affaires. Le chiffrage et le pitch, c'est là que partaient les heures, et là que la vitesse change l'issue. Deux courts entretiens ont suffi pour spécifier les deux.
Aucun accès utilisateur tant que les agents ne fonctionnent pas. Dès le premier jour, l'équipe a découvert des outils finis, pas une plateforme vide. L'adoption a suivi.
Indépendante des outils, par conception. La plateforme fonctionne avec n'importe quel modèle. Quand un meilleur modèle sort, l'agence change sans rien reconstruire.